Definizione di “Sistema gestionale”
Con ERP (acronimo di Enterprise Resource Planning), spesso tradotto in Italiano come “sistema gestionale”, si intende un tipo di sistema software che aiuta le organizzazioni ad automatizzare e gestire i processi aziendali principali per ottenere le prestazioni ottimali.
Per comprendere appieno quanto sia vitale per un’azienda avere un sistema gestionale solido ed efficiente è necessario partire da alcune considerazioni, che possono sembrare ovvie, ma che sono fondamentali.
Un’azienda è un sistema complesso in cui diverse attività tra loro collegate vengono svolte da specialisti di diversi reparti, anch’essi tra loro collegati, al fine di raggiungere un unico obiettivo. L’azienda è un organismo vivente, non per nulla il nostro ordinamento la riconosce come “persona” giuridica, che opera nel tempo e nello spazio, produce cambiamenti, genera – auspicabilmente – una crescita economica e sociale per se stessa, per chi con essa collabora e per l’ambiente in cui agisce.
Per fare tutto questo, ogni azienda necessita di un’organizzazione, all’interno della quale vengono continuamente scambiati flussi informativi in entrata e in uscita, tali flussi sono indispensabili al corretto funzionamento di ogni reparto e devono poter essere gestiti e monitorati costantemente per verificare l’andamento del business.
I sistemi gestionali nascono proprio con lo scopo di semplificare la gestione dei flussi informativi e diventano quindi degli strumenti a supporto dello sviluppo aziendale, capaci di estendersi anche a problematiche aziendali non puramente gestionali e di fornire strumenti di analisi e previsione necessari nella definizione delle corrette strategie.
Un buon sistema gestionale deve quindi facilitare lo scambio delle informazioni, essere capillare su tutte le funzioni aziendali e al contempo fornire tutte le informazioni necessarie alle analisi dei processi e dei risultati ottenuti, sia in tempo reale che attraverso raggruppamenti specifici sia in termini di tempo che di localizzazione.
Come scegliere un sistema gestionale
La crescente complessità del contesto in cui ogni azienda si trova oggi ad operare, l’aumento delle connessioni tra le diverse attività aziendali, gli innumerevoli punti di contatto tra l’azienda e il mondo esterno e la costante interdipendenza tra ambiente di lavoro reale – produzione e logistica in primis – e ambiente di lavoro virtuale – soprattutto marketing e vendite – rendono necessari dei sistemi gestionali sempre più completi e performanti, flessibili e semplici da utilizzare, affidabili e solidi anche dal punto di vista della sicurezza.
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Le implementazioni sono progettate sulla base di attente analisi che considerano da vicino e sul campo esigenze, aspettative, livello operativo, tempistiche, funzionalità richieste e disponibilità di risorse, sia umane che economiche. Gli interventi sono sempre disegnati su misura per ogni azienda, ma si possono concettualmente suddividere in due fattispecie: la prima si ha nel caso in cui il cliente vuole inserire nella sua azienda un gestionale ex-novo ed ha quindi bisogno di essere guidato nell’analisi delle strutture e dei flussi informativi e successivamente in tutta la fase di formazione e affiancamento nell’uso del nuovo software. La seconda si ha quando si vuole migrare da un sistema gestionale esistente ad uno nuovo. Qui occorre salvaguardare l’integrità dei dati e analizzare nel dettaglio tutti gli input e output del sistema in uso, per fornire una soluzione migliorativa laddove esistono criticità e garantire la continuità laddove ci sono prassi consolidate di buon livello.
L’elevato standard qualitativo e la completa copertura funzionale delle soluzioni gestionali offerte da HQNet le rendono adatte alle esigenze sia delle aziende di medie e piccole dimensioni sia delle aziende di grandi dimensioni, con una struttura complessa.
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